Para receber um orçamento de música ao vivo, não é necessário conhecer todos os detalhes técnicos ou já ter decidido entre saxofone, violino, dupla, trio ou banda.
Entretanto, algumas informações ajudam a verificar a disponibilidade dos músicos, calcular a estrutura necessária e indicar uma formação adequada para o evento.
Quanto mais claro for o pedido, mais preciso poderá ser o orçamento.
Data e horário do evento
A data é necessária para consultar a disponibilidade dos músicos.
Também é importante informar:
- horário de início do evento;
- horário previsto para a apresentação;
- duração aproximada da música;
- horário de encerramento.
O horário do evento nem sempre é o mesmo da apresentação. Em um coquetel, por exemplo, os músicos podem tocar durante a chegada dos convidados. Em uma confraternização, a música pode começar depois do almoço, dos discursos ou de outra atividade.
Local do evento
Informe o nome do espaço, o endereço ou pelo menos a cidade e a região.
A localização influencia o deslocamento, o tempo necessário para chegar ao local e a organização da montagem.
Também ajuda informar se o evento será realizado em:
- salão;
- restaurante;
- empresa;
- residência;
- área externa;
- espaço para eventos;
- feira ou congresso.
Se ainda não houver um endereço definido, informe a região provável.
Tipo de evento
Explique brevemente qual será a ocasião.
- evento corporativo;
- confraternização;
- recepção;
- coquetel;
- aniversário;
- casamento;
- feira ou congresso;
- lançamento;
- jantar;
- encontro com clientes.
Essa informação ajuda a entender o perfil do público e o papel que a música terá na programação.
Número aproximado de convidados
Não é necessário ter o número exato. Uma estimativa já ajuda.
Um encontro para 30 pessoas possui necessidades diferentes de uma confraternização para 300 convidados.
A quantidade de pessoas também ajuda a avaliar a formação, o posicionamento dos músicos e a estrutura adequada para o ambiente.
Como a música participará do evento
Esta é uma das informações mais importantes do pedido.
Explique se a música deverá:
- receber os convidados;
- acompanhar um coquetel ou jantar;
- criar ambiente durante conversas;
- fazer parte de uma confraternização;
- marcar uma abertura ou encerramento;
- ocupar um momento específico da programação;
- funcionar como atração principal.
Não é necessário usar termos técnicos. Uma descrição simples do resultado esperado já ajuda a indicar o formato.
Formação desejada
Se já houver uma preferência, informe no pedido.
- saxofone;
- violino;
- voz e violão;
- dupla instrumental;
- trio instrumental;
- banda.
Também é possível dizer apenas que procura uma apresentação discreta, uma formação compacta ou uma atração com maior presença.
Se ainda houver dúvida, a formação pode ser definida durante o atendimento.
Duração da apresentação
Informe por quanto tempo deseja ter música ao vivo.
Também vale explicar se a apresentação será contínua ou dividida em blocos. Duas horas de música, por exemplo, podem ser organizadas de maneiras diferentes conforme a programação.
Quando o horário ainda não estiver fechado, uma estimativa já permite preparar uma proposta inicial.
Repertório e pedidos especiais
Informe os estilos musicais desejados e se existe alguma música importante para o evento.
Também avise se houver:
- música para uma entrada;
- homenagem;
- abertura;
- anúncio;
- participação de convidados;
- música que deve ser incluída;
- estilo que deve ser evitado.
Pedidos específicos precisam ser informados com antecedência para que os músicos possam avaliar o arranjo e a preparação necessária.
Informações sobre o espaço
Alguns detalhes do local ajudam no planejamento:
- se o evento será em área interna ou externa;
- espaço disponível para os músicos;
- existência de escadas ou acesso distante;
- restrições de horário ou volume;
- necessidade de montagem antes da chegada dos convidados;
- possibilidade de chuva em eventos externos.
Não é necessário resolver todos esses pontos antes de pedir o orçamento. Eles também podem ser confirmados posteriormente com o local e com a produção.
É preciso informar o orçamento disponível?
Não é obrigatório.
Entretanto, quando existe um valor definido, essa informação pode ajudar a apresentar formações compatíveis com o orçamento do evento.
Se ainda não houver um limite estabelecido, é possível solicitar opções e comparar os formatos apresentados.
E se algumas informações ainda não estiverem definidas?
O orçamento pode começar com informações aproximadas.
Data, região, tipo de evento e número estimado de convidados normalmente já permitem iniciar o atendimento.
Os demais detalhes podem ser ajustados antes da confirmação, desde que qualquer mudança que altere a formação, a duração, o deslocamento ou a estrutura seja informada.
Modelo de mensagem para pedir orçamento
Você pode enviar uma mensagem como esta:
Olá! Gostaria de solicitar um orçamento de música ao vivo.
Data:
Local ou região:
Tipo de evento:
Horário:
Número aproximado de convidados:
Duração desejada:
Formação ou instrumento de interesse:
Como a música participará do evento:
Se ainda não souber qual formação escolher, descreva apenas o ambiente que deseja criar. A MPE poderá apresentar opções de acordo com as características do evento.
Solicite um orçamento
Envie as informações disponíveis para a MPE. Não é necessário ter todos os detalhes definidos no primeiro contato. O atendimento pode ajudar a organizar as informações e avaliar uma formação adequada para o evento.